Términos y Condiciones de Uso

Plataforma operada por JP Automation · Cliente: Ópticas Isabel

1 · Identificación y objeto

Estos Términos y Condiciones ("Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma de gestión y visualización de resultados ("la Plataforma"), de propiedad de Juan Palacio – JP Automation, con domicilio en Manizales, Colombia ("el Proveedor"), puesta a disposición de Ópticas Isabel ("el Cliente") y de los usuarios que este autorice. La Plataforma es una herramienta del Proveedor; los datos, informes y materiales del negocio que en ella se visualizan pertenecen al Cliente.

2 · Aceptación

El uso de la Plataforma implica la aceptación plena de estos Términos y de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos. En el registro de cada cuenta, la aceptación se recoge mediante casilla expresa y queda registrada con fecha, versión del documento e identificadores técnicos, como constancia verificable.

3 · Cuentas y niveles de acceso

Existen dos niveles: Administrador (el titular o quien el Cliente designe), con acceso a la totalidad de la información habilitada para su plan, incluida la actividad de sus colaboradores; y Colaborador, con acceso limitado a las secciones que el Administrador le asigne. Cada colaborador, al crear su cuenta, autoriza expresamente que su nombre, su rol y su actividad dentro de la Plataforma sean visibles para el Administrador de su organización. Las credenciales son personales e intransferibles; cada usuario responde por su custodia y por toda actividad realizada desde su cuenta.

4 · Confidencialidad — uso prohibido

Todo el contenido de la Plataforma (métricas, informes, flujos, documentación, simuladores, materiales de capacitación) es estrictamente confidencial. Queda prohibida su reproducción, captura, reenvío, publicación o divulgación a terceros, total o parcial, por cualquier medio, sin autorización previa, expresa y escrita del Proveedor y del Cliente. La violación de esta cláusula da lugar a la suspensión inmediata del acceso y a las acciones legales por daños y perjuicios a que haya lugar.

5 · Propiedad intelectual

La Plataforma, su código, diseño, marca, estructura y metodologías son propiedad exclusiva del Proveedor y están protegidos por las normas de derechos de autor (Ley 23 de 1982 y concordantes). Nada en estos Términos transfiere al Cliente derecho alguno sobre la Plataforma. Recíprocamente, los datos e informes del Cliente son de su propiedad: el Cliente puede solicitar en cualquier momento la exportación de su información, y al terminar el servicio se le entregará conforme a la cláusula 9.

6 · Descargo de responsabilidad

(i) Las cifras se calculan a partir de los datos exportados del CRM y plataformas conectadas en cada corte; pueden presentar diferencias menores frente a otros sistemas por fechas de corte o registros posteriores. (ii) Los indicadores señalados como estimaciones (p. ej. "tiempo devuelto") son estimaciones operativas y no cifras contables. (iii) Nada en la Plataforma constituye asesoría contable, tributaria, financiera, legal ni de salud. (iv) La Plataforma depende de servicios de terceros (Meta/WhatsApp, proveedores de infraestructura); el Proveedor no responde por interrupciones, cambios de políticas o fallas atribuibles a dichos terceros ni por eventos de fuerza mayor o caso fortuito. (v) El servicio se presta con diligencia profesional y en modalidad de obligación de medio, no de resultado, salvo pacto expreso en contrario en el contrato.

7 · Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total y acumulada del Proveedor por cualquier reclamación derivada del uso de la Plataforma se limita al valor efectivamente pagado por el Cliente por el servicio durante los tres (3) meses anteriores al hecho que la origine. En ningún caso el Proveedor responderá por lucro cesante, pérdida de datos imputable al Cliente, ni perjuicios indirectos o consecuenciales.

8 · Obligaciones del Cliente y de los usuarios

Usar la Plataforma conforme a la ley y a estos Términos; abstenerse de intentar vulnerar sus medidas de seguridad, realizar ingeniería inversa, extraer datos de forma automatizada o usarla para fines distintos de la gestión del propio negocio; garantizar que cuenta con las autorizaciones de su personal para el tratamiento de sus datos de desempeño; y mantener la confidencialidad del numeral 4.

9 · Vigencia, terminación y devolución de información

El acceso está sujeto a la vigencia del contrato de servicios entre las partes. A su terminación, el Cliente podrá solicitar la exportación de su información dentro de los treinta (30) días siguientes; vencido dicho plazo, el Proveedor eliminará de forma segura los datos del Cliente en un término no mayor a sesenta (60) días, salvo aquellos que deba conservar por obligación legal (incluidas las constancias de aceptación de estos documentos).

10 · Modificaciones

El Proveedor podrá actualizar estos Términos. Toda nueva versión será publicada en la Plataforma con su fecha y número de versión, y su aceptación será requerida en el siguiente ingreso. Las constancias de aceptación conservan la versión exacta aceptada por cada usuario.

11 · Ley aplicable y jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Toda controversia se someterá a los jueces competentes de Manizales, Caldas, sin perjuicio de los mecanismos de solución directa que las partes pacten en el contrato.

Versión 1.0 · 20 de julio de 2026 · Contacto: los canales oficiales de JP Automation indicados en la Plataforma.

Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

Habeas data · Ley 1581 de 2012 · Decreto 1377 de 2013

1 · Marco normativo y responsables

Esta Política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas sobre protección de datos personales y habeas data. Respecto de los datos de los usuarios de la Plataforma (cuentas, accesos, actividad), el Responsable del tratamiento es Juan Palacio – JP Automation, Manizales, Colombia. Respecto de los datos del negocio que el Cliente incorpora (incluidos los de desempeño de su personal), el Responsable es el Cliente y JP Automation actúa como Encargado, tratándolos únicamente conforme a sus instrucciones y a esta Política.

2 · Datos que se tratan

(a) De los usuarios: nombre, correo, rol, organización, y registros técnicos de seguridad (fecha y hora de acceso, dirección IP, agente de navegación, constancias de aceptación de documentos). (b) Del negocio del Cliente: métricas agregadas de la operación (totales, tasas, tendencias, series) y datos de desempeño del personal autorizados por el Cliente. (c) De consumidores finales del Cliente: la Plataforma NO almacena ni exhibe datos personales de consumidores finales (nombres, teléfonos, cédulas, historiales); si figuran en archivos fuente, se procesan de forma transitoria solo para producir agregados y se descartan de inmediato.

3 · Finalidades

Prestar y operar el servicio contratado; autenticar usuarios y proteger la seguridad de la información; generar y visualizar informes y métricas; dejar constancia verificable de las aceptaciones legales; brindar soporte; y cumplir obligaciones legales y contractuales. Los datos no se venden, no se ceden con fines comerciales y no se usan para publicidad de terceros.

4 · Inteligencia artificial

Las funciones de IA de la Plataforma operan exclusivamente sobre información agregada y documentación del sistema. Los datos personales de consumidores finales del Cliente nunca se envían a sistemas de inteligencia artificial.

5 · Encargados y transferencia internacional

Para operar, la Plataforma se apoya en proveedores de infraestructura que actúan como encargados o subencargados, con medidas contractuales y técnicas de protección: alojamiento de base de datos y autenticación, despliegue web, envío de correos transaccionales y servicios de IA, algunos ubicados fuera de Colombia (principalmente Estados Unidos). Al aceptar esta Política, el titular otorga su autorización previa, expresa e informada para dicha transmisión y transferencia internacional, conforme a los artículos 26 y 27 de la Ley 1581 de 2012.

6 · Derechos de los titulares (habeas data)

Todo titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a sus datos.

7 · Procedimiento de consultas y reclamos

Canal de atención: los medios de contacto oficiales de JP Automation indicados en la Plataforma. Las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más con aviso al titular; los reclamos, en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Cuando el reclamo verse sobre datos cuyo Responsable es el Cliente, JP Automation lo trasladará al Cliente y colaborará en su atención.

8 · Autorización y constancia

La autorización se recoge en el registro de cada cuenta mediante casilla de aceptación expresa, previa lectura disponible de estos documentos. De cada aceptación se conserva constancia inalterable con: identidad del usuario, fecha y hora, versión y huella digital (hash) del documento aceptado, dirección IP y agente de navegación. El colaborador otorga además consentimiento expreso para que su nombre, rol y actividad en la Plataforma sean visibles para el Administrador de su organización.

9 · Medidas de seguridad

Cifrado de la información en tránsito y en reposo, control de acceso por roles, aislamiento de datos por cliente, verificación de identidad en el ingreso, registros de auditoría y respaldos periódicos. Ningún sistema es infalible; ante un incidente que afecte datos personales, se notificará conforme a la ley y a las instrucciones del Responsable.

10 · Conservación y supresión

Los datos se conservan mientras la cuenta o el contrato estén vigentes y durante los plazos exigidos por la ley. Terminado el servicio, aplica la devolución y supresión prevista en los Términos (exportación a solicitud dentro de 30 días y eliminación segura en máximo 60), con excepción de las constancias de aceptación y los registros que deban conservarse por obligación legal o para la defensa de derechos.

11 · Menores de edad y datos sensibles

La Plataforma está dirigida a usuarios empresariales mayores de edad. No se solicitan datos sensibles; si algún archivo fuente los contuviere, se descartan en el procesamiento y no se almacenan.

12 · Vigencia y cambios

Esta Política rige desde su publicación. Toda modificación será versionada y requerirá nueva aceptación en el siguiente ingreso. Responsable: Juan Palacio – JP Automation, Manizales, Caldas, Colombia.

Versión 1.0 · 20 de julio de 2026 · Política de Tratamiento de Datos Personales — Ley 1581 de 2012.